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28 de diciembre de 2021

Siete motivos para implantar una plataforma de Modern Planning & Forecasting

Ya es costumbre de que a cada inicio de año nos lleguen artículos con las 5,7 o 10 principales tendencias en los mercados o en áreas específicas. Antes de que llegue la siguiente publicación de este tipo referido a aplicaciones de Modern Financial Planning, quisiéramos retomar uno de los que en Nova nos pareció más interesantes, de la consultora especializada Constellation Research, de modo que cada uno haga balance del año, y también reflexionar acerca de que estas tendencias no son puntuales, hay movimientos de fondo que hacen duraderas en el tiempo tales tendencias. Empezamos.

Partamos de dos constataciones clave: la necesidad de la planificación proactiva, y la agilidad y flexibilidad en su ejecución. Y a continuación el informe destaca siete razones para implantar una plataforma de Modern Planning & Forecasting

Planificación proactiva

Los directores financieros (CFO) y profesionales de planificación y análisis financieros (FP&A) de éxito deben hacer una planificación continua, pragmática y proactiva, en la que se mire a futuro y no a pasado.

Las aplicaciones de Planificación han de apoyan la planificación continua, permitir la anticipación y realización de acciones preventivas, tanto a nivel estratégico como de planificación financiera y operativa. También han de permitir la evaluación de los progresos hacia los objetivos, anticipar diversos escenarios y aportar capacidades predictivas mediante funciones de inteligencia artificial

Aportar agilidad y flexibilidad

Esta es una necesidad cada vez más imperiosa, dada la velocidad a la que evoluciona el propio negocio, así como lo volátil que puede ser el entorno donde la globalización y la imbricación de los sectores económicos y mercados provoca continuos cambios, no digamos ya cuando llegan eventos tan excepcionales como es la pandemia de COVID-19. Por ello el ser proactivos en lugar de reactivos es un imperativo que seguramente tendrá un impacto duradero. Las organizaciones con más éxito en sobrevivir y triunfar durante estos últimos años intensificaron sus actividades de planificación de trimestrales o mensuales a semanales o incluso diarias para responder a los cambios en las ventas, las cadenas de suministro, los requisitos de recursos humanos. Esto exige un acceso ágil y sencillo a los datos, y una actualización frecuente de modelización en la planificación financiera y operativa.

Siendo este el entorno en el que se desenvuelve nuestra actividad, el informe señala siete motivos para implantar una plataforma de Modern Planning & Forecasting, vamos a ello:

1.- Dedicar tiempo a las tareas que son realmente necesarias

 La primera y más fundamental ventaja que ofrecen las plataformas modernas sobre los métodos basados ​​en hojas de cálculo es que proporcionan una plataforma única y procesos consistentes para los datos. Las plataformas modernas incluyen integraciones prediseñadas para las principales fuentes de datos, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y los sistemas de gestión de recursos humanos (HCM).

Las organizaciones que carecen de una plataforma centralizada dedican hasta el 20% de su tiempo de “planificación y análisis” a recopilar datos y hasta un 30% a validar esa información. Una plataforma moderna y centralizada permite a las organizaciones reducir el tiempo y la energía dedicada a estas tareas de bajo valor, permitiendo una planificación y análisis más frecuentes, toma en consideración de diversos escenarios, la integración de planes financieros con los operativos, y la planificación de contingencias. Liberados de la monotonía manual y los datos de mala calidad, es mucho más probable que los equipos de planificación pasen por el ciclo iterativo de planificación y análisis.

2. Desarrolle mejores planes y establezca metas ambiciosas

Todo comienza con el establecimiento, revisión y aprobación de planes y presupuestos alineados con la estrategia global de la organización.

Las plataformas modernas de planificación, previsión y análisis ayudan a los equipos a:

• Vincular necesidades estratégicas a planes financieros y operativos.

• Identificar los recursos necesarios para cumplir los objetivos del plan e incorporarlos a los presupuestos.

• Obtener los KPIs través del modelado basado en drivers.

• Desarrollar planes a corto y largo plazo, estableciendo metas ambiciosas pero realistas.

• Realizar análisis What-If para detallar el escenario de base, el mejor y el peor de los casos resultados (como mínimo) y preparar planes de contingencia acordes con cada escenario.

• Aprovechar los datos financieros y no financieros para respaldar la planificación y el modelado.

Las plataformas modernas de planificación, previsión y análisis proporcionan un sistema único e integrado con potentes capacidades de modelado. Dichos sistemas pueden incorporar planes desarrollados por unidades de negocios, regiones, departamentos y unidades operativas específicas en planes operativos y estratégicos más amplios.

3. Integrar planes financieros y operativos

Los planes financieros son más realistas y alcanzables cuando se alinean con los planes operativos.

Es más, la mejor planificación la logran las personas más cercanas a la unidad de negocio o al departamento, por lo que las capacidades de ingesta de datos, análisis de datos y planificación deben extenderse más allá de la oficina de finanzas. Por ejemplo los objetivos financieros no se cumplirán si los planes de ventas no están sincronizados con las expectativas de ingresos o si los recursos humanos necesarios no están disponibles para ejecutar el plan.

Las plataformas modernas de planificación y análisis admiten la integración de planes financieros y operativos a través de características y funciones diseñadas para:

• Capturar, establecer y monitorear objetivos financieros y operativos.

• Realice un seguimiento del desempeño con respecto a las metas, vuelva a planificar o realizar una nueva predicción y ayude a establecer nuevas metas e iniciativas operativas para mantener el desempeño financiero general encaminado.

• Establezca metas individuales, departamentales y de unidad de negocio y establezca incentivos (ya sea de forma nativa o integrándose con HCM o sistemas de gestión del desempeño).

• Comunique los cambios en la estrategia y metas a corto y largo plazo.

Un beneficio clave de una plataforma moderna de planificación y análisis es que es un sistema único en el los planes y presupuestos por unidades de negocio, regiones y departamentos específicos se agregan para obtener presupuestos y planes estratégicos corporativos.

4. Analizar y pronosticar a medida que evolucionen las condiciones

La realización con frecuencia de planificaciones, previsiones y análisis pueden marcar la diferencia entre la corrección proactiva del rumbo y una gestión reactiva escasa y tardía.

Las plataformas modernas permiten frecuentes pronósticos y análisis al proporcionar las siguientes capacidades:

• Paneles gráficos interactivos, indicadores clave de rendimiento (KPI) y monitorización del progreso hacia los objetivos.

• Capacidades de análisis tipo drill-down, drill-across y roll-up para detectar tendencias y las causas raíz de las desviaciones y, a través de la nueva predicción, los posibles impactos en los resultados.

• Capacidades de generación de informes de autoservicio para la gestión financiera y operativa.

• Análisis de escenarios flexible e intuitivo, Rolling forecast y capacidades de replanificación que permiten a las empresas restablecer los objetivos y corregir los planes con mayor frecuencia.

• Capacidades narrativas y de storytelling para expresar el porqué de las variaciones, la revisión de metas y las iniciativas puestas en marcha.

• Compatibilidad con hojas de cálculo e interfaces para extender el acceso a los datos y las capacidades analíticas de la plataforma.

5. Aproveche la inteligencia artificial y la automatización para generar mejores resultados

Las modernas plataformas de planificación integran herramientas predictivas con nuevas funciones de automatización e inteligencia artificial. Ejemplos de planificación, previsión y análisis basados ​​en Inteligencia Artificial incluyen:

• Funciones de detección predictiva de anomalías diseñadas para proporcionar una detección temprana de variaciones y riesgos para alcanzar los objetivos y metas.

• Funciones de aprendizaje automático para producir modelos más precisos sin requerir experiencia en ciencia de datos.

• Funciones de planificación de ventas predictivas para detectar los nichos de venta más prometedores, los requisitos de capacidad de ventas y los objetivos e incentivos de ventas adecuados.

• Planificación predictiva de RRHH que guíen las necesidades de personal, el desarrollo de habilidades y la planificación de los incentivos y compensaciones.

En el horizonte hay capacidades de IA más poderosas a través de las cuales los sistemas aprenderán del desempeño y las variaciones anteriores y luego automatizarán la planificación de base. La tecnología proporcionará planes de punto de partida que los expertos financieros y operativos humanos podrán luego perfeccionar.

6. Generación y almacenamiento de los libros e informes de resultados

Es responsabilidad fundamental del CFO cerrar los libros e informar sobre la situación financiera de la empresa, y ahí entran en juego las capacidades de consolidación, generación y distribución de informes financieros. Muchos proveedores líderes de ERP ofrecen sus propias opciones de informes y cierre financiero, así como capacidades de planificación. Estos proveedores invariablemente pregonan una estrecha integración con sus propios sistemas centrales de registro. Está claro que dar soporte a todas las actividades contables y de gestión a través de una única plataforma o proveedor podría simplificar las implementaciones tecnológicas y actividades como la consolidación y reconciliación, pero en la realidad los entornos tecnológicos homogéneos son raros.

La pregunta, incluso para las organizaciones medianas, es cuántos sistemas ERP y libros de contabilidad existen en toda la organización, y cuántos otros sistemas pueden considerarse para ofrecer datos financieros y operativos cruciales. En una era en la que abunda la actividad de fusiones y adquisiciones, ¿Cuan probable es que se mantenga el panorama tecnológico? La heterogeneidad tecnológica es inevitable con el tiempo, por lo que incluso las plataformas y suites «unificadas» deben poder integrarse con sistemas de terceros y software propio.

Los proveedores tecnológicos de nicho en la planificación ofrecen capacidades de reporting y cierre financiero, con una integración de datos y trazabilidad de la información para cumplir con los requisitos de informes legales.

7. Implemente ágilmente sin interferir en el negocio

Las plataformas modernas se basan invariablemente en suscripciones on cloud, ofreciendo un coste inicial del sistema y por usuario más bajo que los sistemas legacy. Las implementaciones a menudo se extienden más allá de la oficina de finanzas, involucrando a ejecutivos y analistas de las unidades y departamentos de la línea de negocio.

Es posible que se requiera la participación de TI para la implementación inicial y la integración con los sistemas, pero las plataformas basadas en la nube garantizan que el proveedor maneje las actualizaciones de software y la infraestructura subyacente. Las plataformas modernas también son más fáciles de administrar, lo que permite a los usuarios avanzados hacerlo sin la ayuda de TI.

El tiempo de obtención de valor varía según el tamaño y la complejidad de la organización, pero las plataformas modernas se configuran mediante parametrización en lugar de codificación como sería el caso de los sistemas legacy. Las implementaciones de casos de uso táctico pueden tardar entre cuatro y seis semanas en configurarse, mientras que las implementaciones corporativas en organizaciones medianas se pueden completar en tan solo seis a nueve meses, en comparación con las implementaciones de 12 a 24 meses anteriores.

Las implementaciones mal planificadas son una de las principales causas de fracaso, así que asegúrese de pensar en grande y en toda la empresa, incluso si comienza con una implementación departamental táctica. Los proveedores e integradores de sistemas pueden ayudar a las organizaciones a planificar el uso en toda la empresa, incluso si están comenzando con algo pequeño.

Como conclusión, quisiéramos destacar que el cambio en las personas y la cultura empresarial pueden ser el mayor impedimento para construir una organización moderna, ágil y orientada a la planificación. Para ser ágil y proactiva, su organización necesitará líderes con experiencia y enfocados en el negocio, no únicamente con perspectiva financiera.

La evolución desde los antiguos sistemas Legacy de planificación financiera a una plataforma moderna se puede enmarcar en el proceso más general de Transformación Digital, de los cuales los principales pilares en los que se ha de apoyar según nuestra visión en Nova son la Integración, visión centrada en el Dato, y el Automatismo de procesos, además del cambio en las personas como señalamos anteriormente.

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